Total Google Sheets

Total Google Sheets permite usar una planilla como base operativa del agente y reúne cuatro operaciones activables en una sola tool. Cada operación puede usar su propia pestaña, reglas y respuesta.

PublicadoBuscarGuardarEditarBorrar

Operaciones

No es necesario activar las cuatro. Habilitá únicamente las acciones que el agente deba ejecutar.

Operación	Qué hace	Configuración clave
Leer / buscar	Busca filas por filtros de columnas. Puede devolver toda la fila o solo columnas seleccionadas.	Pestaña, criterios, modo de retorno, columnas visibles y respuesta al usuario.
Escribir / guardar	Agrega una nueva fila con datos extraídos por IA, valores fijos o metadata.	Columnas destino, modo de valor, campos obligatorios y confirmación final.
Editar	Encuentra una fila por condiciones y actualiza columnas específicas.	Filtros para identificar fila, columnas a actualizar, valores y confirmación explícita.
Borrar	Elimina una fila encontrada por filtros.	Condiciones estrictas, previsualización y confirmación explícita.

Lectura: traer todo o solo lo necesario

En búsquedas, podés elegir:

• Fila completa: útil cuando el agente necesita ver todo el registro.
• Columnas seleccionadas: mejor para privacidad, precisión y respuestas más cortas.
• Una fila por condiciones: útil para pedidos, clientes, reservas o tickets.
• Varias coincidencias: útil para catálogos, sucursales o disponibilidad.

Los filtros admiten comparaciones como igualdad o “contiene” y pueden tomar el valor desde una descripción para la IA, un valor fijo o metadata de la conversación.

Ejemplo:

Si el usuario pregunta por un pedido, buscar por número de pedido o teléfono. Devolver solo estado, fecha estimada y observaciones, no columnas internas.

Escritura: guardar datos

Al guardar, cada columna puede recibir:

• Valor definido por IA: el modelo extrae el dato de la conversación.
• Valor fijo: se guarda siempre igual, por ejemplo “WhatsApp” o “Nuevo”.
• Metadata del mensaje: teléfono de WhatsApp (to), canal, agente, sesión, fecha u otros campos técnicos.

La pestaña de escritura puede ser distinta de la pestaña de búsqueda. Indicá cuándo corresponde guardar y qué valor alimenta cada columna.

Ejemplo de columnas:

• Nombre.
• Teléfono.
• Email.
• Motivo.
• Canal.
• Fecha de ingreso.
• Estado.

Edición por condiciones

Editar requiere dos grupos de configuración:

• Cómo encontrar la fila: pedido, email, teléfono, DNI, ID interno, estado, etc.
• Qué columnas actualizar: nuevo estado, fecha, observación, vendedor asignado o dato corregido.

Flujo recomendado:

1. Buscar con las condiciones.
2. Mostrar al usuario qué registro se encontró.
3. Mostrar qué cambiará.
4. Pedir confirmación.
5. Ejecutar la edición.

Borrado por condiciones

El borrado debe usarse con cuidado. Recomendaciones:

• Activarlo solo si el caso de uso lo necesita.
• Usar más de una condición cuando sea posible.
• Mostrar la fila encontrada antes de borrar.
• Pedir confirmación textual.
• Evitar borrar si hay múltiples coincidencias.

Restricciones de seguridad

Precaución

Total Google Sheets puede modificar datos reales. Probá primero con una hoja de prueba y no actives editar o borrar si el agente solo necesita consultar.

• Match sender: operar solo filas vinculadas al contacto actual.
• Contains: permitir acción solo si una columna contiene un valor esperado, por ejemplo Estado = Pendiente.
• Borrado deshabilitado: permitir lectura/escritura/edición pero bloquear eliminación.
• Columnas visibles: evitar que el agente vea datos internos o sensibles.

Tools anteriores

Las configuraciones históricas separaban búsqueda y guardado en tools diferentes. Para configuraciones nuevas, usá Total Google Sheets y concentrá las operaciones relacionadas en una sola tool.

Pre-respuestas mientras se ejecuta

Configurá mensajes cortos para no dejar al usuario esperando:

• “Estoy buscando ese dato en la planilla.”
• “Voy a guardar la información.”
• “Estoy validando el registro antes de modificarlo.”
• “Estoy borrando el registro confirmado.”

Esta práctica aplica a todas las tools: cada integración que pueda tardar debe tener pre-respuestas claras.

Casos de uso

• Estado de pedidos.
• Registro de leads.
• Base de turnos simple.
• Seguimiento de reclamos.
• Catálogo liviano.
• Agenda comercial.
• Base de clientes para personalizar respuestas.