Gestión de Turnos
La herramienta de Gestión de Turnos conecta el agente con calendarios reales para buscar disponibilidad, reservar, cancelar, pedir datos, cobrar y comunicar avances mientras ejecuta acciones.
Qué puede hacer
| Función | Alcance | Ejemplo |
|---|---|---|
| Buscar disponibilidad | Consulta bloques libres en un rango de fechas, respetando días, horarios, duración, buffers y eventos ocupados. | ”¿Tenés turno el viernes a la tarde?” |
| Crear evento | Reserva un horario exacto después de validar disponibilidad. | ”Confirmame el martes 10 a las 15:30.” |
| Listar turnos actuales | Muestra próximos turnos asociados al identificador del usuario cuando la integración lo soporta. | ”¿Qué turno tengo agendado?” |
| Cancelar | Busca el turno del usuario, permite previsualizar y cancela solo con confirmación. | ”Quiero cancelar mi turno de mañana.” |
| Cobrar | Puede combinarse con AstroPay o Mobbex para pedir pago antes o después de reservar. | ”Para confirmar la reserva, te envío el link de pago.” |
| Recordar | Puede integrarse con plantillas, automatizaciones o workflows para recordar turnos. | ”Te recordamos tu cita de mañana a las 10:00.” |
Configurar calendario y turneros
Un turnero es una agenda concreta dentro de la herramienta. Podés crear varios turneros en la misma integración para separar servicios, profesionales, sucursales o tipos de consulta.
Días disponibles y múltiples rangos horarios
La disponibilidad se configura por día. Cada día puede estar activo o inactivo y puede tener varios rangos horarios.
Ejemplos:
- Lunes: 09:00 a 12:00 y 15:00 a 18:00.
- Martes: 10:00 a 14:00.
- Miércoles: inactivo.
- Sábado: 09:00 a 13:00.
La herramienta devuelve disponibilidad como bloques, no como una lista interminable de minutos. Si hay un evento ocupado en el medio, separa los bloques disponibles.
Duración y espacio entre turnos
Podés definir duración fija o personalizada:
- 15 minutos.
- 30 minutos.
- 45 minutos.
- 60 minutos.
- Duración custom.
El buffer deja margen entre reservas. Si configurás turnos de 30 minutos con 10 minutos de buffer, el agente debe respetar ese espacio al ofrecer horarios.
Datos dinámicos antes de reservar
El agente puede pedir datos mínimos antes de crear el turno. Definilos en las instrucciones o en un workflow:
- Nombre y apellido.
- Teléfono o email.
- Motivo de consulta.
- Servicio solicitado.
- Sucursal o profesional.
- Obra social, DNI, número de cliente u otro dato operativo.
Regla recomendada:
No crear el evento hasta tener datos mínimos, fecha, horario exacto y confirmación explícita del usuario.
Cancelación
La cancelación puede configurarse de dos maneras:
- Cancelar en cualquier momento: útil para reservas simples.
- Cancelar hasta X horas antes: por ejemplo, hasta 24 horas antes del turno.
Flujo recomendado:
- El usuario pide cancelar.
- El agente busca turnos actuales del usuario.
- Muestra el turno encontrado.
- Pide confirmación explícita.
- Cancela y responde con una confirmación clara.
También se puede notificar una cancelación por WhatsApp si existe canal compatible y template aprobado.
Recordatorios y pre-respuestas
Las pre-respuestas son mensajes que el agente envía mientras la herramienta trabaja. Deben configurarse en todas las tools donde el usuario pueda quedar esperando.
Ejemplos para turnos:
- “Estoy revisando la agenda, dame unos segundos.”
- “Voy a validar que ese horario siga disponible.”
- “Estoy creando el evento en el calendario.”
- “Estoy buscando tus turnos activos para cancelar el correcto.”
Para recordatorios, podés usar templates de WhatsApp, campañas, seguimientos o workflows según el caso. Si el recordatorio sale fuera de la ventana de 24 horas de Meta, necesitás un template aprobado.
La configuración permite sincronizar plantillas desde Meta, revisar la vista previa y elegir mensajes diferentes para buscar disponibilidad, crear y cancelar.
Pagos de turnos
La herramienta puede combinarse con pagos:
- Antes de reservar: el usuario paga y luego se confirma.
- Después de reservar: se bloquea el horario y se envía link de pago.
- Para señas: se cobra un monto parcial.
También podés elegir si la reserva se crea antes del pago o queda retenida hasta recibir confirmación, y cuántos minutos se conserva esa retención.
Usá AstroPay o Mobbex y aclaralo en instrucciones:
Si el usuario confirma un turno pago, primero informa el monto, genera el link de pago y solo confirma definitivamente cuando el flujo definido lo permita.
Reglas de conversación
- No inventar disponibilidad.
- No reservar el primer horario disponible sin elección del usuario.
- No cancelar sin confirmación.
- Si hay varios turneros posibles, preguntar cuál corresponde.
- Confirmar zona horaria cuando el usuario esté en otra ciudad o país.
- Usar el
tode WhatsApp como identificador del contacto cuando aplique.